Política de tratamiento de datos personales

TODOS LOS DERECHOS RESERVADOS

La presente Política de Tratamiento de Datos Personales (en adelante la “Política”), tiene como objeto establecer e informar el tratamiento que da Exeltis a los datos personales de quienes los han proporcionado tales como pacientes, proveedores, clientes, profesionales de la salud y empleados de Exeltis, así como difundir y proteger los derechos que le asisten a los titulares de dichos datos personales. Esta política define los requerimientos mínimos para asegurar un adecuado nivel de protección dentro de Exeltis para la recopilación, uso, revelación, transferencia, almacenamiento y otros procesos de datos personales.

En su código de ética, Exeltis enfatiza su compromiso con la privacidad y protección de datos personales.

Esta Política se aplicará a todas las Bases de Datos y/o archivos que contengan datos personales que sean objeto de tratamiento por parte de la empresa Exeltis en calidad de responsable. Aplicará a todos los canales de comunicación e interacción que adelante la compañía y en la que se recolecten datos Personales tales como Datos Personales Sensibles, comerciales y/o administrativos, entre otros.

IDENTIFICACIÓN DEL RESPONSABLE

Nombre: Exeltis S.A.S. (o “Exeltis”)

Domicilio: Carrera 9 # 115 – 06 Edificio Tierra Firme, oficina 1004 en la ciudad de Bogotá Colombia

Correo electrónico: servicioalclientecolombia@exeltiswp.shiftactive.com.com, Teléfono: (+57) 1 744 29 25

DEFINICIONES

“Bases de datos”: El conjunto ordenado de datos personales referentes a una persona identificada o identificable, el cual va a ser objeto de tratamiento.

“Datos Personales”: Cualquier información, material audiovisual, pieza de información y/o cualquier otra información relacionada con estos que esté vinculada o que pueda asociarse a una o varias personas determinadas o determinables.

“Datos Personales Sensibles”: Datos personales que afectan la intimidad del titular o cuyo uso indebido puede generar su discriminación, tales como aquellos que revelen el origen racial o étnico, la orientación política, las convicciones religiosas o filosóficas, la pertenencia a sindicatos, organizaciones sociales, de derechos humanos o que promueva intereses de cualquier partido político o que garanticen los derechos y garantías de partidos políticos de oposición así como los datos relativos a la salud, a la vida sexual y los datos biométricos.

“Encargado”: La persona natural o jurídica, pública o privada que por sí misma o en asocio con otros, realice el Tratamiento de datos personales por cuenta de Exeltis.

“Normativa Aplicable”: Cualquier legislación de protección de datos y/o privacidad aplicable, incluyendo pero no limitada a la, Ley 1581 de 2012, Decreto 1074 de 2015 (que compiló el Decreto 1377 de 2013) y cualquier otra legislación que las modifique, adicione, reglamente, o sustituya y cualquier otra norma que regule la materia. Así mismo, se entenderá que dentro de esta definición se incluyen las disposiciones de la Constitución Política de Colombia, la Ley 1480 de 2011, Circulares expedidas por la SIC sobre protección de Datos.

“Responsable”: La persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, decida sobre la base de datos y/o el tratamiento de los datos personales. “SIC”: Superintendencia de Industria y Comercio.

“Titular”: La persona a quien corresponden los datos Personales que son objeto de Tratamiento.

“Transferencia”: Comunicación de datos por parte del Responsable del tratamiento quien se encuentran ubicado en Colombia (directamente o a por medio de un Encargado) a un receptor que a su vez es Responsable del tratamiento y que se encuentra dentro o fuera del país.

“Transmisión”: Tratamiento de datos personales que implica la comunicación de los mismos dentro o fuera del territorio de la República de Colombia cuando tenga por objeto la realización de un tratamiento por el Encargado por cuenta del Responsable.

“Tratamiento”: Cualquier operación o conjunto de operaciones sobre datos personales, y datos personales sensibles, tales como la recolección, transferencia, almacenamiento, uso, circulación osupresión.

Esta Política deberá ser revisada por lo menos cada 2 años o antes si las condiciones del negocio y entorno regulatorio lo ameritan. Exeltis se reserva el derecho de modificar el contenido de la Política sin previo aviso con el fin de reflejar cualquier cambio legislativo, técnico, tecnológico o de la industria farmacéutica.

Una vez actualizada la Política, Exeltis informará del modo más eficiente esos cambios a los Titulares, antes de implementar la misma indicando la fecha en que las modificaciones entraron en vigor.

GENERALIDADES

Durante el tratamiento de los datos personales y datos personales Sensibles, Exeltis cumplirá con los principios rectores de protección de datos establecidos en la normativa aplicable, tales como: i) legalidad; ii) finalidad; iii) libertad; iv) veracidad; (v) transparencia; (vi) acceso y circulación restringida; (vii) seguridad; y (viii) confidencialidad, cuyas definiciones se encuentran en la Ley 1581 de 2012.
Para el tratamiento de los datos personales Exeltis solicitará la autorización previa, expresa, informada y clara por parte del titular de los datos. Lo anterior, con excepción de los casos en que la normativa aplicable permite el tratamiento de datos sin requerir autorización.
El Tratamiento de los datos personales se realizará en los términos del consentimiento expreso autorizado por el titular y/o su representante.
De acuerdo a la Normativa aplicable, no será necesario el consentimiento para el tratamiento de datos personales cuando:
- Información requerida por una entidad pública o administrativa en ejercicio de sus funciones legales o por orden judicial;
- Datos de naturaleza pública;
- Casos de urgencia médica o sanitaria;
- Tratamiento de información autorizado por la ley para fines históricos, estadísticos o científicos;
- Datos relacionados con el registro civil de las personas.
Los datos personales sólo serán objeto de tratamiento durante el tiempo que sea razonable y necesario, de acuerdo con las finalidades que lo justificaron, atendiendo a las disposiciones aplicables a la materia de que se trate (ej. aspectos administrativos, contables, fiscales, jurídicos e históricos de la información). Una vez cumplida la o las finalidades del tratamiento y sin perjuicio de normas legales que dispongan lo contrario, Exeltis deberá proceder a la supresión de los datos personales en su posesión, sin perjuicio de la posibilidad de conservar aquellos que se requieran para el cumplimiento de una obligación legal o contractual.
El tratamiento de los datos personales se realizará bajo altos estándares de seguridad y confidencialidad, utilizando los datos de manera exclusiva para las finalidades informadas al momento de recolectar la autorización del Titular y adecuándose a los requerimientos de la normativa aplicable.
Exeltis proporcionará las medidas técnicas, humanas y administrativas que sean necesarias para otorgar seguridad a los registros evitando su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento. La obligación y responsabilidad de Exeltis se limita a disponer de los medios adecuados para este fin. Exeltis exigirá a los terceros que contrata o con quienes intercambie información, la adopción y cumplimiento de las medidas técnicas, humanas y administrativas adecuadas para la protección de los datos personales en relación con los cuales dichos terceros actúen como Encargados del tratamiento de datos personales.
Al acceder o utilizar los servicios contenidos dentro de los sitios web de Exeltis, ésta podrá recopilar información en forma pasiva (es decir, reunida sin que usted provea directamente la información) a través de tecnologías para el manejo de la información, tales como “cookies”, a través de los cuales se recolecta información acerca del hardware y el software del equipo, dirección IP, tipo de explorador, sistema operativo, nombre de dominio, tiempo de acceso y las direcciones de los sitios web de procedencia; mediante el uso de éstas herramientas no se recolectan directamente datos personales de los usuarios. También se recopilará información acerca de las páginas que la persona visita con mayor frecuencia en estos sitios web a efectos de conocer sus hábitos de navegación. No obstante, el usuario de los sitios web de Exeltis tiene la posibilidad de configurar el funcionamiento de las “cookies”, de acuerdo con las opciones de su navegador de Internet.

Nosotros recopilamos y utilizamos pasivamente la información en una variedad de maneras, incluyendo:

A través de su navegador: Cierta información es recopilada por la mayoría de los navegadores, como su dirección de control de acceso a medios (Media Access Control, MAC), el tipo de computadora (Windows o Macintosh), la resolución de pantalla, la versión del sistema operativo, y el tipo y la versión del navegador de Internet. Podremos recopilar información similar, como por ejemplo su tipo de dispositivo e identificador, si accede al sitio a través de un dispositivo móvil.

Uso de cookies: Las cookies representan una compilación de información almacenada directamente en la computadora que usted utiliza. Las cookies nos permiten recopilar información como el tipo de navegador, el tiempo de permanencia en el sitio, las páginas visitadas y las preferencias de idioma.
Nosotros y nuestros proveedores de servicios utilizamos la información por motivos de seguridad, para facilitar la navegación, mostrar información de forma más eficaz y para personalizar su experiencia al utilizar el Sitio. También utilizamos cookies para reconocer su computadora o dispositivo, lo que facilita su uso del Sitio, como recordar lo que está en su carrito de compras.

Además, utilizamos cookies para obtener información estadística sobre el uso del Sitio a fin de mejorar continuamente su diseño y funcionalidad, entender cómo lo utilizan las personas y para ayudarnos a resolver preguntas sobre el mismo. Las cookies incluso nos permiten seleccionar cuál de nuestros anuncios u ofertas tienen más probabilidades de atraerle y mostrarlos mientras usted se encuentre en el Sitio. También podremos utilizar cookies en la publicidad en línea para rastrear las respuestas de los consumidores a nuestros anuncios.

Puede negarse a aceptar estas cookies siguiendo las instrucciones de su navegador; sin embargo, si no las acepta, podrá experimentar algunos inconvenientes en su uso del sitio. También es posible que no reciba la publicidad u otras ofertas de nosotros que son relevantes para sus intereses y necesidades. Para obtener mayor información sobre las cookies, visite http://www.allaboutcookies.org.

Uso de cookies de Flash: Nuestro uso de la tecnología Adobe Flash (incluidos los Objetos Almacenados en Forma Local de Flash [Flash Local Stored Objects, Flash LSO]) nos permite, entre otras cosas, servirle con información más adaptada, facilitar su acceso continuo y el uso del sitio, así como recopilar y almacenar información sobre su uso del sitio. Si usted no quiere los Flash LSO almacenados en su computadora, puede ajustar la configuración de su reproductor de Flash para bloquear el almacenamiento de los Flash LSO utilizando las herramientas contenidas en el panel de configuración de almacenamiento del sitio web (Website Storage Settings Panel). También puede controlar los Flash LSO yendo al panel de configuración de almacenamiento global (Global Storage Settings Panel) y siguiendo las instrucciones (que podrán incluir instrucciones que explican, por ejemplo, la forma de eliminar los Flash LSO existentes (mencionados como “información” en el sitio de Macromedia), la forma de evitar que los Flash LSO se almacenen en su computadora sin consultarle y (para Flash Player 8 y versiones posteriores) la forma de bloquear los Flash LSO que no están siendo entregados por el operador de la página en la que se encuentra en ese momento).
Tenga en cuenta que configurar el reproductor de Flash para restringir o limitar la aceptación de los Flash LSO podrá reducir o impedir la funcionalidad de algunas aplicaciones de Flash, incluyendo, potencialmente, las aplicaciones de Flash utilizadas en relación con el Sitio o nuestro contenido en línea.

Uso de etiquetas de píxel, contadores de visitantes, GIF transparentes u otras tecnologías similares: Estas podrán ser utilizadas en conexión con algunas páginas del sitio y mensajes de correo electrónico con formato HTML para, entre otras cosas, dar seguimiento a las acciones de los usuarios del sitio y los destinatarios de correo electrónico, medir el éxito de nuestras campañas de comercialización, y compilar estadísticas sobre el uso del sitio y las tasas de respuesta.

Publicidad conductual en línea: El uso de cookies, etiquetas de píxel, contadores de visitantes, GIF transparentes u otras tecnologías similares permite a nuestros proveedores externos ofrecer anuncios sobre nuestros productos y servicios cuando usted visita el Sitio u otros sitios web o propiedades web a través de Internet. Estos proveedores podrán colocar etiquetas de píxel, contadores de visitas, GIF transparentes, o tecnologías similares en el Sitio y otros sitios web o propiedades web, y también colocar o reconocer cookies de terceros cuando usted visita el Sitio u otros sitios o propiedades web. Podrán utilizar información sobre sus visitas al Sitio y otros sitios web o propiedades web para proporcionar anuncios sobre bienes y servicios que puedan ser de su interés.

Dirección de IP: Su dirección de IP es un número que su proveedor de servicios de Internet (Internet Service Provider, “ISP”) asigna automáticamente a la computadora que está utilizando. Una dirección de IP se identifica y queda anotada automáticamente en nuestros archivos de registro de servidores cuando un usuario visita el Sitio, junto con la hora de visita y la(s) página(s) visitada(s). La recopilación de direcciones de IP es práctica habitual en Internet y es realizada de forma automática por muchos sitios web. Utilizamos las direcciones de IP para fines tales como calcular los niveles de uso del Sitio, ayudar a diagnosticar problemas en el servidor y administrar el Sitio.

Información del dispositivo: Podremos recopilar información sobre su dispositivo móvil, como un identificador de dispositivo único.

TRATAMIENTO Y FINALIDADES

Exeltis, actuando en calidad de responsable del tratamiento de datos personales, para el adecuado desarrollo de las actividades contempladas en su objeto social, recolecta, almacena, usa, circula, suprime, procesa, compila, reproduce, intercambia, actualiza, dispone, comunica y transmite a terceros países, según sea el caso, datos personales de personas con quienes tiene o haya tenido relación.

Las finalidades generales para las cuales Exeltis realiza el tratamiento de estos datos personales, de acuerdo al grupo de interés respecto del que Exeltis realiza el tratamiento, son:

1. Finalidades Generales:

Las finalidades descritas a continuación serán aplicables a todos los titulares que hayan autorizado de forma previa, expresa e informada el Tratamiento de sus datos personales:

Realizar actividades propias del objeto social de Exeltis.
Informar sobre cambios sustanciales en la Política adoptada por Exeltis.
Establecer y gestionar la relación precontractual y contractual comercial, laboral, civil y cualquier otra índole que surja en virtud del cumplimiento de una obligación legal o contractual a cargo de Exeltis.
Responder a las peticiones, consultas, reclamos y/o quejas que realicen los titulares de información de tipo personal a través de cualquiera de los canales habilitados por Exeltis para dicho efecto.
Responder a sus consultas y atender sus solicitudes, así como enviarle los documentos que solicita o alertas por correo electrónico.
Transferir o transmitir sus datos personales a entidades y/o autoridades judiciales y/o administrativas, cuando estos sean requeridos en relación a su objeto y necesarios para el cumplimiento de sus funciones legales o contractuales.
Compartirla con un tercero en caso de una reorganización, fusión, venta, escisión, sociedad conjunta, cesión, transferencia u otra enajenación de la totalidad o parte de nuestra actividad comercial, activos o acciones (incluidos los actos relacionados con cualquier proceso de quiebra o similar), así como por cualquier cambio en la estructura corporativa o administrativa de Exeltis.
Cumplir cualquier otra obligación legal que se encuentre a cargo de Exeltis.
Responder a solicitudes de autoridades y gubernamentales, incluidas las autoridades y gubernamentales de su país de residencia y extranjeras.
Proteger nuestras operaciones o las operaciones de cualquiera de nuestras empresas afiliadas.
Proteger nuestros derechos, privacidad, seguridad o bienes, y/o los de nuestras empresas afiliadas.

2. Clientes:

Realizar actividades comerciales y de mercadeo a través del tratamiento de datos Personales de clientes y proveedores.
Enviar información importante sobre su relación con Exeltis, así como sobre los productos, campañas, eventos, sobre los sitios web o iniciativas digitales de Exeltis, las modificaciones de los términos, condiciones, y políticas de Exeltis y de cualquier otra información administrativa.
Dar seguimiento a actividades, gestión de acciones, identificación de oportunidades, calidad de los servicios, con fines administrativos, organizacionales, académica, científica, de investigación, obligaciones de reporte establecidos por la ley o por Códigos de Ética.
Hacer seguimiento y dar trámite a reportes de quejas de calidad de producto y eventos adversos.
ompartir con nuestros proveedores de servicios externos que prestan servicios como el alojamiento y moderación de sitios web, el alojamiento de aplicaciones móviles, el análisis de datos, el procesamiento de pagos, la realización de pedidos, la provisión de infraestructura, los servicios de TI, el servicio al cliente, los servicios de entrega de correo electrónico y correo directo, el procesamiento de tarjetas de crédito, el análisis de clientes y proveedores, los servicios de auditoría y otros servicios, con el fin de facultarlos a prestar los servicios.
Hacer cumplir nuestros términos y condiciones.

3. Usuarios de las aplicaciones y Sitios Web de Exeltis, Pacientes y Profesionales de la Salud:

Exeltis utilizará los datos personales de los Usuarios del portal Web y las aplicaciones de Exeltis (los “Usuarios”) para las finalidades que se relacionan a continuación:

Mantener registro de los perfiles creados en la página web para la administración de las compras de los Usuarios.
Realizar actividades comerciales y de mercadeo.
nviar información importante sobre su relación con Exeltis, así como sobre los productos, campañas, eventos, sobre los sitios web o iniciativas digitales de Exeltis, las modificaciones de los términos, condiciones, y políticas de Exeltis y de cualquier otra información administrativa.
Dar seguimiento a actividades, gestión de acciones, identificación de oportunidades, calidad de los servicios, con fines administrativos, organizacionales, académica, científica, de investigación, obligaciones de reporte establecidos por la ley o por Códigos de Ética.
Para fines comerciales, como el análisis de datos, la realización de estudios de mercado, las auditorías, el desarrollo de nuevos productos, la mejora del sitio web, la mejora de los productos y servicios Exeltis, la identificación de las tendencias de uso del sitio, personalizar su experiencia en los sitios web de Exeltis al presentar productos y determinar la eficacia de nuestras campañas promocionales.
Compartirla con nuestros proveedores de servicios externos que prestan servicios como el alojamiento y moderación de sitios web, el alojamiento de aplicaciones móviles, el análisis de datos, el procesamiento de pagos, la realización de pedidos, la provisión de infraestructura, los servicios de TI, el servicio al cliente, los servicios de entrega de correo electrónico y correo directo, el procesamiento de tarjetas de crédito, el análisis de clientes y proveedores, los servicios de auditoría y otros servicios, con el fin de facultarlos a prestar los servicios.
Hacer cumplir nuestros términos y condiciones.
Enviar, información relacionada con los servicios y productos de Exeltis.

4. Empleados:

Exeltis utilizará los datos personales de sus empleados de acuerdo con las finalidades que se relacionan a continuación:

Incorporar sus datos personales en el contrato laboral, modificaciones y adiciones al mismo, así como en los demás documentos que resulten necesarios para gestionar la relación laboral y obligaciones derivadas de la misma que se encuentren a cargo Exeltis en calidad de responsable del Tratamiento de sus datos personales.
Desarrollar una correcta gestión de la relación laboral que vincula al titular del dato personal con Exeltis.
Disponer de los datos personales de los colaboradores para incorporarlos de forma adecuada en los archivos laborales activos e históricos de Exeltis y mantenerlos actualizados.
Enviar comunicaciones internas relacionadas o no con su vinculación laboral.
Administrar los datos personales para que Exeltis, en condición de empleador, cumpla correctamente con sus obligaciones. Por ejemplo: adelantar las afiliaciones a las que tiene derecho por ley el trabajador ante Sistema integral de seguridad social, cajas de compensación familiar y demás asuntos relacionados con prestaciones sociales, contribuciones, retenciones, impuestos, controversias laborales, como también en caso de aportes o pagos a otras entidades donde el colaborador de forma previa haya autorizado el Tratamiento de sus datos.
Gestionar los datos personales del titular y los de su núcleo familiar para realizar trámites de afiliación a las entidades promotoras de salud −EPS−, cajas de compensación familiar, administradoras de riesgo laboral −ARL−, y demás necesarias para que Exeltis cumpla su deber como empleador.
Responder solicitudes del trabajador sobre expedición de certificados, constancias y demás documentos solicitados a Exeltis debido al vínculo laboral.
Promover su participación en programas desarrollados por Exeltis que tengan como finalidad el bienestar y buen clima laboral.
Gestionar sus datos personales para garantizar una correcta asignación de las herramientas de trabajo (incluidas las herramientas TI tales como correo electrónico, computadoras, dispositivos móviles, accesos a bases datos, etc….).
Gestionar sus datos personales para garantizar una correcta ejecución de lo establecido en el Reglamento Interno de Trabajo, incluidos los procesos disciplinarios e investigaciones pertinentes.

5. Proveedores y/o contratistas:

Exeltis utilizará los datos personales de los proveedores y/o contratistas de acuerdo con las finalidades que se relacionan a continuación:

Compartirla con nuestros proveedores de servicios externos que prestan servicios como el alojamiento y moderación de sitios web, el alojamiento de aplicaciones móviles, el análisis de datos, el procesamiento de pagos, la realización de pedidos, la provisión de infraestructura, los servicios de TI, el servicio al cliente, los servicios de entrega de correo electrónico y correo directo, el procesamiento de tarjetas de crédito, el análisis de clientes y proveedores, los servicios de auditoría y otros servicios, con el fin de facultarlos a prestar los servicios.
Realizar actividades comerciales y de mercadeo a través del tratamiento de datos Personales de clientes y proveedores.
Desarrollar una correcta gestión de la relación contractual.
Recolectar, registrar y actualizar sus datos personales con la finalidad de informar, comunicar, organizar, controlar, atender, acreditar las actividades en relación con su condición de proveedor y/o tercero relacionado con Exeltis y demás trámites asociados a cargo del Responsable del Tratamiento.
Gestionar sus datos para efectuar los diferentes procesos de pagos facturas y cuentas de cobro presentadas a Exeltis y gestión de cobranzas que se encuentren a su cargo.
Brindar asistencia y/o información de interés general y/o comercial al proveedor o contratista.

El Responsable, entiende que sus datos personales y los de terceros que el proveedor o contratista suministre, tales como trabajadores autorizados para llevar a cabo la gestión o servicio encomendado, referencias y certificaciones comerciales, cuentan con la autorización de los respectivos titulares para ser entregados y tratados de acuerdo con las finalidades contempladas en la presente Política.

DERECHOS DE LOS TITULARES

A continuación se describen los derechos que le asisten a los titulares de los datos personales que objeto de tratamiento por parte de Exeltis:

Conocer, actualizar y rectificar sus datos personales frente a Exeltis. Este derecho se podrá ejercer, entre otros frente a datos parciales, inexactos, incompletos, fraccionados, que induzcan a error, o aquellos cuyo tratamiento esté expresamente prohibido o no haya sido autorizado;
Solicitar prueba de la autorización otorgada a Exeltis para el tratamiento de los datos Personales;
Ser informado por Exeltis, previa solicitud, respecto del uso que les ha dado a sus datos personales;
Presentar ante la SIC quejas por infracciones a lo dispuesto en la ley de protección de datos personales y las demás normas que la modifiquen, adicionen o complementen;
Revocar la autorización y/o solicitar la supresión del dato, de acuerdo a los procedimientos establecidos en el numeral 9 siguiente. Sin perjuicio de los anterior, la supresión o revocación no procederá cuando el titular tenga un deber legal o contractual de permanecer en la base de datos ni mientras se encuentre vigente la relación entre el titular y Exeltis que dio origen a la recolección de los datos personales.
Acceder en forma gratuita a sus datos personales que hayan sido objeto de Tratamiento.
Aquellos consignados en la Ley 1581 de 2012 y las normas que la modifiquen o complementen.

DEBERES DEL RESPONSABLE

De acuerdo al Artículo 17 de la Ley 1581 de 2012, son deberes de Exeltis en calidad de Responsable de datos personales:

a) Garantizar al Titular, en todo tiempo, el pleno y efectivo ejercicio del derecho de hábeas data;
b) Solicitar y conservar, en las condiciones previstas en la presente ley, copia de la respectiva autorización otorgada por el Titular;
c) Informar debidamente al Titular sobre la finalidad de la recolección y los derechos que le asisten por virtud de la autorización otorgada;
d) Conservar la información bajo las condiciones de seguridad necesarias para impedir su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento;
e) Garantizar que la información que se suministre al Encargado del Tratamiento sea veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible;
f) Actualizar la información, comunicando de forma oportuna al Encargado del Tratamiento, todas las novedades respecto de los datos que previamente le haya suministrado y adoptar las demás medidas necesarias para que la información suministrada a este se mantenga actualizada;
g) Rectificar la información cuando sea incorrecta y comunicar lo pertinente al Encargado del Tratamiento;
h) Suministrar al Encargado del Tratamiento, según el caso, únicamente datos cuyo Tratamiento esté previamente autorizado de conformidad con lo previsto en la presente ley;
I) Exigir al Encargado del Tratamiento en todo momento, el respeto a las condiciones de seguridad y privacidad de la información del Titular;
j) Tramitar las consultas y reclamos formulados en los términos señalados en la presente ley;
k) Adoptar un manual interno de políticas y procedimientos para garantizar el adecuado cumplimiento de la presente ley y en especial, para la atención de consultas y reclamos;
l) Informar al Encargado del Tratamiento cuando determinada información se encuentra en discusión por parte del Titular, una vez se haya presentado la reclamación y no haya finalizado el trámite respectivo;
m) Informar a solicitud del Titular sobre el uso dado a sus datos;
n) Informar a la autoridad de protección de datos cuando se presenten violaciones a los códigos de seguridad y existan riesgos en la administración de la información de los Titulares.
o) Cumplir las instrucciones y requerimientos que imparta la Superintendencia de Industria y Comercio.

PROCEDIMIENTO PARA EJERCER LOS DERECHOS A CONOCER, ACTUALIZAR, RECTIFICAR Y SUPRIMIR INFORMACIÓN Y REVOCAR AUTORIZACIÓN DE TRATAMIENTO

¿Puedo consultar, actualizar, rectificar y suprimir mis datos personales que están siendo tratados por Exeltis y/o revocar la autorización de tratamiento?

Sí, puede consultar, actualizar, rectificar y/o suprimir sus datos personales objeto de tratamiento por parte de Exeltis, así como revocar la autorización de tratamiento, en cualquier momento y sin costo alguno.

¿Cómo lo hago?

Para estos efectos deberá enviar una comunicación detallada de su solicitud dirigida al Oficial de protección de datos personales de Exeltis a cualquiera de las siguientes direcciones: Correo físico: Carrera 9 # 115 – 06 Edificio Tierra Firme, oficina 1004, Bogotá (Colombia) Correo electrónico: servicioalclientecolombia@exeltiswp.shiftactive.com.com

En todas las comunicaciones que envíe a Exeltis, incluya una dirección de correo electrónico o físico con el fin de que la compañía pueda dar respuesta a su solicitud.

¿Quién puede hacerlo?

Puede hacerlo:

El Titular, quien deberá acreditar su identidad en forma suficiente.
Los causahabientes (Ej. Herederos, Sucesor) del Titular, quienes deberán acreditar tal calidad.
El representante y/o apoderado del Titular, previa acreditación de la representación o apoderamiento.
Un tercero cuando sea resultado de estipulación a favor de otro o para otro, previa acreditación de esta situación.

¿Cómo se tramita mi solicitud y cuánto tiempo tarda la respuesta?

Su solicitud será atendida en un término máximo de diez (10) días hábiles contados a partir de la fecha de recibo de la misma. Cuando no fuere posible atender la consulta o solicitud dentro de dicho término, se le informará, expresando los motivos de la demora y señalando la fecha en que se atenderá su consulta o solicitud, la cual en ningún caso podrá superar los cinco (5) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.

¿Puede Exeltis negar el acceso, revocatoria o supresión de Datos Personales?

De conformidad con la Ley, Exeltis podrá negar el acceso a los datos personales, o la revocatoria de la autorización, o la solicitud de supresión de un dato en los siguientes casos:

Cuando el solicitante no sea el titular de los datos personales, su causahabiente (Ej. Herederos, Sucesor) o el representante legal no esté debidamente acreditado para ello;
Cuando el solicitante no sea una entidad pública o administrativa en ejercicio de sus funciones legales, o no medie orden judicial.
Cuando el Titular tenga un deber legal o contractual de permanecer en la base de datos.

¿Puede Exeltis cobrarme por acceder a mis Datos Personales?

Para consultas cuya periodicidad sea mayor a una por cada mes calendario, Exeltis sólo podrá cobrar al titular los gastos de envío, reproducción y, en su caso, certificación de documentos. Los costos de reproducción no podrán ser mayores a los costos de recuperación del material correspondiente.

PROCEDIMIENTO PARA ATENCIÓN DE QUEJAS Y RECLAMOS

¿En qué consiste?

Si usted o sus causahabientes (Ej. Herederos, Sucesor) consideran que la información contenida en una base de datos debe ser objeto de corrección, actualización o supresión, o cuando adviertan el presunto incumplimiento de cualquiera de los deberes contenidos en esta ley, podrán presentar un
reclamo ante Exeltis.

¿Cómo lo hago?

Para estos efectos deberá enviar una comunicación detallada dirigida al Oficial de Protección de Datos Personales de Exeltis con:

Identificación
Descripción de los hechos que dan lugar al reclamo
Una dirección para que Exeltis pueda dar respuesta a su reclamo
Adjuntar cualquier documento(s) que se quiera hacer valer

A cualquiera de las siguientes direcciones:

Correo físico: Carrera 9 # 115 – 06 Edificio Tierra Firme, oficina 1004, Bogotá (Colombia)

Correo electrónico: servicioalclientecolombia@exeltiswp.shiftactive.com.com

¿Cómo se tramita el reclamo?

Reclamo Incompleto: Si el reclamo está incompleto, se le requerirá dentro de los cinco (5) días hábiles siguientes a la recepción del reclamo para que aporte la información que falte. Transcurridos dos (2) meses desde la fecha del requerimiento, sin que el solicitante presente la información requerida, se entenderá que ha desistido del reclamo.
Reclamo Completo: Una vez se reciba el reclamo completo, se incluirá en la base de datos una leyenda que diga “reclamo en trámite” y el motivo del mismo, en un término no mayor a dos (2) días hábiles. Dicha leyenda deberá mantenerse hasta que el reclamo sea decidido.

¿Cuánto tiempo tarda la respuesta?

El término máximo para atender el reclamo será de quince (15) días hábiles contados a partir del día siguiente a la fecha de su recibo. Cuando no fuere posible atender el reclamo dentro de dicho término, se informará al interesado los motivos de la demora y la fecha en que se atenderá su reclamo, la cual en ningún caso podrá superar los ocho (8) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.

DATOS PERSONALES SENSIBLES

¿Recolecta Exeltis Datos Personales Sensibles?

En caso que Exeltis vaya a recolectar datos personales sensibles, se obliga a darles el tratamiento de conformidad a la normativa aplicable.

La creación de bases de datos de datos personales sensibles (ej. bases de datos de pacientes, bases de datos desarrolladas en ejecución de los contratos de trabajo, etc.) tendrá una justificación legítima, así como también una finalidad concreta, y que desarrolle las actividades de Exeltis. A fin de crear este tipo de bases de datos será necesario contar con el consentimiento expreso de los titulares de datos sensibles. En todo caso, para los titulares y/o sus representantes legales será claro lo siguiente:

Que no está obligado a autorizar su tratamiento pues su suministro es facultativo.
Cuáles de los datos que serán objeto de tratamiento son sensibles y la finalidad del tratamiento.
Que ninguna actividad podrá condicionarse a que el titular suministre datos personales sensibles.

El tratamiento de datos Personales sensibles cuya finalidad sea histórica, estadística o científica estará permitido. En estos eventos Exeltis suprimirá la identidad de los titulares.

¿Recolecta Exeltis Datos Personales de menores de edad?

Exeltis no recolecta en principio Datos Personales de menores de edad. En el evento en que lo haga:

Asegurará el respeto a los derechos fundamentales de los niños, niñas y adolescentes.
Asegurará que responda y respete el interés superior de los niños, niñas y adolescentes.
Contará con el consentimiento expreso de sus representantes legales y tutores.
Validará que en los casos en que sea procedente el menor haya ejercido su derecho a ser escuchado.

TRANSFERENCIA DE DATOS PERSONALES

¿Cómo protege Exeltis mis datos personales en los casos en que los transfiere a terceros?

En esos casos Exeltis firma un contrato de transmisión o transferencia de datos personales, según aplique, con los terceros en los que les exige que preserven la información en condiciones de confidencialidad y seguridad y únicamente la utilicen para desarrollar/prestar las actividades y/o servicios establecidos en el contrato de transmisión de datos, o en el documento que contenga la relación contractual que se ejecute.

¿Habrá casos en que Exeltis transferirá mi información a otros países sin mi consentimiento?

Exeltis transferirá sus Datos Personales sin su consentimiento a otros países cuando:

Sea información respecto de la cual el titular haya otorgado su autorización expresa e inequívoca para la transferencia;
Se produzca el intercambio de datos de carácter médico, cuando así lo exija el tratamiento del titular por razones de salud o higiene pública;
Se trate de casos de transferencias bancarias o bursátiles, conforme a la legislación que les resulte aplicable;
Se realicen transferencias acordadas en el marco de tratados internacionales de los cuales la República de Colombia sea parte, con fundamento en el principio de reciprocidad;
Se requiera para la realización de transferencias legalmente exigidas para la salvaguardia del interés público, o para el reconocimiento, ejercicio o defensa de un derecho en un proceso judicial.
La transferencia sea necesaria en la ejecución de un contrato celebrado entre el titular y Exeltis, o para la ejecución de medidas precontractuales, siempre y cuando se cuente con la autorización del Titular.
Cuando la transferencia sea necesaria o legalmente exigida para la salvaguarda de un interés público, o para el reconocimiento, ejercicio o defensa de un derecho en un proceso judicial.

¿Transfiere Exeltis mis Datos Personales a otros países?

Exeltis podrá transferir sus datos personales a sus compañías afiliadas, incluyendo pero sin limitarse a su casa matriz Exeltis ubicada en Francia y a sus filiales en los casos que corresponda, así como a terceros no vinculados con Exeltis cuando sea necesario para cumplir con obligaciones contractuales, legales o relacionadas con la línea de negocio con la que se relaciona la información.

VIGENCIA

Esta Política entra en vigencia el 01de Octubre del año 2019